Pierwsi Realizatorzy zakończyli realizację projektów i nadszedł czas na sprawozdanie z jego realizacji.
Jak się przekonaliśmy, prawidłowe złożenie sprawozdania sprawia wiele trudności, pomimo publikacji wszystkich wzorów dokumentów do tego potrzebnych oraz zasad rozliczania http://dzialamyrazem.pl/dokumenty-konkursu-centrum-dla-rodziny/
Poniżej publikujemy w punktach najważniejsze zasady związane ze składaniem sprawozdania:
- Sprawozdania należy złożyć w systemie Witkac.
- Możliwość złożenia sprawozdania w systemie pojawia się w momencie podpisania umowy.
- Na złożenie sprawozdania jest 21 dni od momentu zakończenia realizacji projektu.
- Do sprawozdania w systemie Witkac należy dołączyć jako załączniki dwustronne skany:
- dokumentów finansowych prawidłowo opisanych i podpisanych na odwrocie,
- umów cywilnoprawnych i rachunków do umów,
- kopie potwierdzeń przelewów lub wyciągi bankowe,
- w przypadku płatności gotówką – raporty kasowe,
- umowy wolontariackie i karty czasu pracy wolontariuszy (opisane zgodnie ze wzorem i z nadanym dekretem księgowym – pozabilansowym),
- jeżeli organizacja pozarządowa/Patron prowadzi uproszczoną księgowość w miejscu dekretu księgowego należy wpisać nr pozycji zaksięgowania dokumentu i rodzaj ewidencji księgowej,
- potwierdzenia przelewów składek do ZUS i US od zawartych umów cywilnoprawnych. UWAGA! Zapłacenie składek czy faktur po terminie realizacji zadania jest traktowane jako wydatek niekwalifikowalny i Realizator będzie wzywany do zwrotu kwoty wydanej po terminie realizacji zadania,
- oświadczenie do sprawozdania,
- listę obecności uczestników w celu potwierdzenia działań merytorycznych,
- 3-4 zdjęcia potwierdzające działania merytoryczne.
- Wszystkie w/w dokumenty dodajemy jako załączniki w systemie WITKAC!
- Sprawozdania są sprawdzane pod względem merytorycznym i księgowym. W przypadku wystąpienia błędów w sprawozdaniu z systemu jest wysyłana informacja o tych błędach i prośba o ich skorygowanie w ciągu 7 dni kalendarzowych.
- Niewykorzystany Mikrogrant należy zwrócić najpóźniej w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji Projektu.
- Realizator może zostać wezwany do złożenia wyjaśnień. Odbywa się to drogą pisemną za pomocą poczty elektronicznej. Na złożenie wyjaśnienia Realizator ma 3 dni.
- W systemie Witkac, w rubryce „Uwagi do budżetu” prosimy również wpisać jaki rodzaj księgowości prowadzi organizacja/patron. Czy jest to księgowość uproszczona czy pełna.
- Po załączeniu wszystkich załączników i złożeniu sprawozdania, należy je wydrukować, podpisać przez osoby upoważnione i wysłać na adres:
Stowarzyszenie Instytut Zachodni
ul. Wojskowa 6/B7
60-792 Poznań
Wzory dokumentów do pobrania znajdują się TUTAJ
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych ze składaniem sprawozdania bardzo prosimy o kontakt e-mail na adres: ngo@dzialamyrazem.pl lub telefonicznie z numerem infolinii 784 878 240. Infolinia jest czynna we wtorek w godzinach 8.00-11.00 oraz w czwartek 12.00-15.00.