Sprawozdania z realizacji mikrograntów

Pierwsze inicjatywy realizowane w ramach Konkursu Mikrograntów Centrum Inicjatyw Lokalnych – Regrantingowe dobiegają końca. Czas na złożenie sprawozdania.

Przy podpisywaniu umowy na realizację zadania prosiliśmy o potwierdzenie, że Realizatorzy zapoznali się z Załącznikiem nr 1 do Umowy „Zasady rozliczania mikrograntów”. Załącznik ten zawiera zbiór informacji, które są niezbędne do prawidłowego złożenia sprawozdania.

Gorąco zachęcamy do korzystania z „Zasad rozliczania mikrograntów” przy składaniu sprawozdania!!!

Spisane tam wskazówki znacznie ułatwią rozliczenie mikrograntu i skrócą czas jego weryfikacji przez ekspertów sprawdzajacych.

Prosimy pamiętać o załączeniu Oświadczenia końcowego do sprawozdania!!!

Oświadczenie to dodatkowo udostępniamy do pobrania w tym miejscu OŚWIADCZENIE DO SPRAWOZDANIA

NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY I “ZŁOTE” RADY EKSPERTÓW

Najczęściej popełniane błędy, których należy się wystrzegać:

  • Faktury/Rachunki bez numeru dokumentu,
  • Rachunki do umów cywilnoprawnych bez prawidłowo wyliczonych składek i podatku, kwoty netto, brutto,
  • Pomieszane numery porozumień wolontariackich i kart aktywności wolontariuszy
  • „Produkowanie” dużej ilości dokumentów – faktury na kilka złotych, kupowanie kilku produktów z tego samego sklepu wiele razy, itd. zamiast 100 zakupów i 100 faktur i opisów można zrobić 3 lub 5,
  • Wkład osobowy – kiedy np. przy 10 godzinach pracy wolontariuszy zaangażowanych jest 10 osób, co wiąże się ze zrobieniem 10 porozumień wolontariackich i 10 kart aktywności wraz z opisami – często do tej samej pracy można zaangażować jedną lub dwie osoby i automatycznie ilość dokumentów oraz pracy włożonej w rozliczenie projektu nam się zmniejsza,
  • Niekorzystanie ze wzorów dokumentów zamieszczonych na stronie dzialamyrazem.pl/konkurs-cil/ i popełnianie mnóstwa błędów przy tworzeniu własnych,
  • Zatwierdzanie dokumentów lub podpisywanie umów przez te same osoby których one dotyczą,
  • Nie zawieranie lub błędnie zapisane numery dokumentów w zestawieniu dokumentów (II część) sprawozdania.

Dobre rady, do których należy się stosować:

  • Dokumenty dotyczące jednej pozycji ze sprawozdania powinny być załączone na platformie Witkac, W JEDNYM PLIKU/ZAŁĄCZNIKU (jeden plik nie może być większy niż 10 MB). Przykład: rozliczenia wolontariusza gdzie porozumienie wolontariackie, karta aktywności wolontariusza oraz opis karty aktywności wolontariusza powinny być załączone w jednym pliku. To samo dotyczy dokumentów finansowych gdzie faktura i opis do faktury wraz z potwierdzeniem zapłaty (wyciąg bankowy, raport kasowy) czy umowa rachunek opis rachunku oraz potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia i odprowadzenia składek ZUS i podatku do Urzędu Skarbowego też powinny być w jednym pliku,
  • Załączniki powinny być nazywane adekwatnie do zawartości, np. Plik zawierający porozumienie wolontariackie nr 3 karta aktywności oraz opis tego wolontariusza, powinien być nazwany: porozumienie wolontariackie numer 3 wraz z kartą aktywności i opisem.
  • Załączane dokumenty w systemie Witkac muszą być zeskanowane w sposób czytelny i staranny

KONIECZNIE proszę podać w sprawozdaniu informację o rodzaju prowadzonej księgowości przez organizację lub Patrona.